イベントの実施に際して、以下のような項目をまとめた運営マニュアルをあらかじめ制作し、全ての運営スタッフに情報共有を行うことで円滑な運営に役立てることがあります。
- 実施概要
- 会場情報
- 組織図/運営体制
- タイムテーブル
- スタッフ配置図
- サイン計画
- 準備/実施手順
- 制作物/設置物イメージ図
- 配布物/備品リスト
- 緊急時の対応
- 関係者の連絡先/連絡網
運営マニュアルがあることで、関係者がイベントの全体像や、誰が何を担当しているのかをつかむことができ、不測の事態に対しても対応しやすくなります。また、同様のイベントを再度行う際に参照できるノウハウの蓄積にもつながります。
制作の際には、主要な関係者や運営スタッフにも確認を仰ぎながら精度を高めておくこと。情報量を増やしすぎず適正にすることで(詳細が必要な部分は別紙にする等)、全体像を分かりやすく、必要な内容を見つけやすくしておくことが重要になります。