イベントごとに必要な物品や機材等をあらかじめ会場に持ち込み、適切に設置し、イベント終了後に片付け、会場から持ち出す「搬入出」「設営/撤去」を円滑に行うためには以下のようなことが必要になります。
時間の確保、タイムテーブル制作/管理
プラズマディスプレイの設置が完了しないと足場の設置や美術装飾ができない。◯時までにはリハーサルを開始したい。イベント開始直前に行いたい作業がある。など会場で行う作業の段取りも想定しながら、それに必要な物品の搬入や作業員の手配、必要な時間の確保を行い、タイムテーブルを制作して管理できるようにすると良いでしょう。深夜・早朝に係る場合は内容に制約が発生する場合もあります。
搬入出手段、車両/駐車場の確認
物品等の運搬手段とタイミングについて、統一して一定の時間に対応する、あるいは適正に分散させるなど方針を固めたうえで確認、手配を行います。車両については会場への乗り入れ、横づけ等の制限、あらかじめ車両ナンバー等の申請が必要である場合などがありそれに対応できるようにします。
荒天時対応
会場での作業が天候に大きく左右される条件であれば、作業の前倒し、中止・延期判断のタイミングなど荒天時の対応についても決めておくと良いでしょう。本番の荒天時対応のみを決めて安心しがちです。
