普段から一般向けに広く開放されている公園や港湾緑地、公開空地で何らかのイベントや占用行為、作品等の物品設置、撮影行為等を行う際には、その所有者や管理者に対して、必要に応じた許可を得る必要があることがほとんどです。例えば、横浜赤レンガ倉庫のイベントスペースのように、イベントや撮影の窓口が明確になっている場所と、そうではない一般の住民や通行人のための公園／公開空地等があります。
商業施設の公開空地や〇〇区立公園などであれば明らかですが、所有者や管理者が不明な場所であればまずそれを調べることが必要です。一見すると一体的な広場に見えても、実は部分的に所管が異なるという場合もあります。道路との境目もあります。普段の利用状況や、類似する過去の使用例も参考になるでしょう。あらかじめ基本的なルールが確認できる場合はそれをふまえ、また想定される制約も念頭に入れながら使用相談や許可に必要な手続きを行います。
そして認可が取れていれば万全、ということには必ずしもなりません。例えば公園の管理者がイベント利用を許可していたとしても、近隣住人から「その曜日のその時間帯は子どもが自由に遊ぶ時間になっているから迷惑」と捉えられ、悪い印象を与えてしまう可能性もあります。この場合、むしろ重要なのは住民への理解促進のための事前の挨拶まわりや丁寧な情報提供かもしれません。
